Dématérialiser les démarches administratives

à faireFaciliter l'accès aux services publics numérique avec Polynésie Connect

4. Actions à venir
- Continuer de convaincre les acteurs publics et les chargés de projet DSI d’adopter la solution comme standard.

- Promouvoir la coexistence entre Mes-Démarches et Rumia tout en exploitant les synergies (identité numérique, interopérabilité).

- Poursuivre les formations et accompagnements ciblés dans les services moins engagés.

- Mettre en place une campagne de communication pour valoriser l’expérience usager et renforcer la confiance.

réaliséeDématérialiser les démarches :

1. Phase de conception (2018 – 2019)
- Réalisation d’un benchmarking des solutions existantes au niveau national (références DINUM, autres plateformes publiques).

- Définition du besoin métier et des fonctionnalités clés attendues pour la dématérialisation des démarches administratives.

- Élaboration du prototype (POC) et test technique des premiers formulaires auprès de services pilotes.

- Formalisation du partenariat entre la DTI (pilotage) et la DSI pour l’hébergement et la maintenance technique.

2. Phase de déploiement (2020 – 2022)
- Ouverture de la plateforme à tous les services de l’administration début 2020.

- Formation des référents métiers et accompagnement des directions dans la mise en ligne de leurs démarches.

- Suivi des indicateurs d’adoption (nombre de formulaires publiés, dossiers déposés, taux de traitement).

- Intégration progressive des fonctionnalités évolutives (champs conditionnels, génération automatique d’attestations, interopérabilité avec Rumia).

3. Phase de consolidation et d’automatisation (2023 – 2025)
- Communication et valorisation des réussites (RETEX) auprès des services.

- Développement d’automatisations dans le traitement des formulaires pour réduire la charge manuelle.

- Renforcement de l’interopérabilité avec les autres systèmes (Rumia, LEXPOL).

- Rédaction d’une circulaire de déploiement pour généraliser l’usage de Mes-Démarches à l’ensemble des services du Pays.

- Mise en œuvre d’un plan de formation par service pour favoriser l’autonomie et la qualité des démarches en ligne.

- Suivi de la performance via les chiffres clés :
- 882 formulaires publiés, dont 228 en cours ;
- 164 822 comptes usagers créés ;
- 156 207 dossiers déposés, dont 67,4 % traités.
Marquée comme réalisée le 01-11-2025 (durée de réalisation : 17 mois)

réaliséeÀ mars 2026, la plateforme de démarches en ligne enregistre des résultats significatifs, traduisant une dynamique réelle d’appropriation par les usagers et les services :

- 953 formulaires publiés, dont 241 ouverts au dépôt de dossiers ;
- 173 710 comptes usagers créés ;
- 209 925 dossiers déposés, dont 88 % déjà traités par les services.

Ces résultats témoignent de l’adoption progressive des services numériques par les usagers ainsi que de l’engagement croissant des entités administratives dans la transformation des modalités de gestion et d’instruction des démarches.

Objectifs stratégiques
1. Généraliser la dématérialisation des démarches administratives
Il s’agit d’accélérer la mise en ligne des démarches afin de simplifier l’accès des usagers aux services publics, de réduire le recours aux procédures papier et d’harmoniser les pratiques administratives.

2. Fluidifier et sécuriser les processus de traitement des dossiers
L’objectif est d’optimiser les circuits d’instruction en limitant les ressaisies, en réduisant les risques d’erreur et en renforçant l’interconnexion entre la plateforme de démarches et les systèmes d’information métiers.

3. Simplifier la relation entre l’usager et l’administration
Cette orientation vise à développer des mécanismes de mutualisation et de partage de données, afin de limiter les demandes répétées d’informations déjà détenues par l’administration et de concrétiser le principe du « dites-le-nous une fois ».

Actions prioritaires pour 2026
1. Accélérer la dématérialisation au sein des services
Cette priorité implique de :
- valoriser les démarches déjà dématérialisées et les retours d’expérience positifs ;
- encourager les services à engager la mise en ligne de nouvelles procédures ;
- structurer et industrialiser l’accompagnement des entités administratives ;
- formaliser un cadre de déploiement renforcé, notamment par voie de circulaire.

2. Développer les interopérabilités entre la plateforme et les systèmes métiers
Il convient de faciliter les échanges de données entre les différents outils numériques de l’administration, afin de réduire les doubles saisies, de sécuriser les informations traitées et d’améliorer la fiabilité des données.

3. Automatiser certaines étapes du traitement des dossiers
Cette action doit permettre :
- l’intégration automatisée de certaines données dans les systèmes métiers ;
- le développement de fonctionnalités transactionnelles, en particulier le paiement en ligne ;
- la fluidification globale des circuits de traitement.

4. Structurer des référentiels communs à l’échelle de l’administration
Cette orientation vise à :
- développer des référentiels partagés entre administrations ;
- favoriser la réutilisation des données déjà disponibles ;
- contribuer à une gestion plus cohérente, plus efficace et moins redondante de l’information administrative.

Indicateurs de suivi
Le pilotage de cette politique doit notamment s’appuyer sur les indicateurs suivants :
- nombre de démarches dématérialisées publiées ;
- nombre de comptes usagers actifs ;
- nombre de dossiers déposés en ligne ;

Résultats attendus
La poursuite de cette dynamique doit permettre :
- une simplification accrue des démarches pour les usagers ;
- une amélioration de la qualité et de la rapidité du traitement des dossiers ;
- une réduction des tâches administratives à faible valeur ajoutée ;
- un renforcement de l’efficacité globale de l’administration.Marquée comme réalisée le 12-03-2026 (durée de réalisation : 0 mois)